Dienstwagen: Tücken der Fahrtenbuchführung

Unter Finanzbeamten wird gescherzt, es gäbe kein Fahrtenbuch für Dienstwagen, das einer ausführlichen Prüfung standhalte. Das ist sicherlich übertrieben, aber in der Tat gibt es bei der Fahrtenbuchführung so viele Fallstricke, dass es wirklich schwer-fällt, ein solches „finanzamtsfest“ zu führen.

Aktuell zeigt ein Urteil des Finanzgerichts Münster, das bei der Führung eines Fahrtenbuchs tatsächlich detaillierte Eintragungen erforderlich sind und Nachlässigkeiten nicht verziehen werden. Dabei hilft es auch nicht, wenn die Fahrtenbücher in den Vorjahren nicht beanstandet wurden (Urteil vom 11.10.2019,13 K 172/17 E).

Der Fall: Der Kläger nutzte seinen Dienstwagen neben Geschäftsreisen auch zu privaten Zwecken und für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Für den Dienstwagen führte der Kläger ein Fahrtenbuch. Bei den Aufzeichnungen fasste er regelmäßig Hin- und Rückfahrten in einer Zeile zusammen. Als Ziel der Fahrt nannte er lediglich Städte- bzw. Gemeindebezeichnungen. Die jeweils aufgesuchten Gesprächspartner wurden regelmäßig z.B. als „Kunde“, „Produkt“ oder „Veranstaltung“ bezeichnet, im Übrigen lediglich mit den Nachnamen. Das jeweilige Datum von Privatfahrten wurde nicht eingetragen, auch Tankfahrten waren nicht erkennbar. Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb wurden nicht klar erkennbar vermerkt; es sind jedoch Fahrten vorhanden, die als „Büro“ bezeichnet wurden.

Das Finanzamt sah das Fahrtenbuch nicht als ordnungsgemäß an und besteuerte die Privatnutzung des Dienstwagen daher nach der so genannten Ein-Prozent-Regelung. Die hiergegen gerichtete Klage war erfolglos. Auch die Finanzrichter waren der Auffassung, dass das Fahrtenbuch unzureichend geführt worden sei. Sie schlossen sich hinsichtlich der erforderlichen Aufzeichnungen den o.g. Punkten des Finanzamts an.

Weiter wird seitens des Finanzgerichts ausgeführt: Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen. Hierfür hat es neben dem Datum und den Fahrtzielen grundsätzlich auch den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner oder – wenn ein solcher nicht vorhanden ist – den konkreten Gegenstand der dienstlichen Verrichtung aufzuführen.

Bloße Ortsangaben im Fahrtenbuch genügen allenfalls dann, wenn sich der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergibt oder wenn sich dessen Name auf einfache Weise unter Zuhilfenahme von Unterlagen ermitteln lässt, die ihrerseits nicht mehr ergänzungsbedürftig sind. Dementsprechend müssen die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes im Fahrtenbuch vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden. Grundsätzlich ist dabei jede einzelne berufliche Verwendung für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs aufzuzeichnen.

Besteht allerdings eine einheitliche berufliche Reise aus mehreren Teilabschnitten, so können diese Abschnitte miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden. Dann genügt die Aufzeichnung des am Ende der gesamten Reise erreichten Gesamtkilometerstands, wenn zugleich die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie aufgesucht worden sind.

Wenn jedoch der berufliche Einsatz des Fahrzeugs zugunsten einer privaten Verwendung unterbrochen wird, stellt diese Nutzungsänderung wegen der damit verbundenen unterschiedlichen steuerlichen Rechtsfolgen einen Einschnitt dar, der im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Kilometerstands zu dokumentieren ist.

Und besonders relevant: Dass sich eine vorhergehende Betriebsprüfung an der Art und Weise der Fahrteebuchführung nicht gestört habe, sei unerheblich. So heißt es in dem Urteil:

„Selbst wenn Fahrtenbücher in den Vorjahren vom Beklagten anerkannt worden sein sollten, hat der Beklagte für die Streitjahre die Möglichkeit, aufgrund des einkommensteuerlichen Abschnittsprinzips eine neue Beurteilung vorzunehmen. Nach der BFH-Rechtsprechung hat die Finanzbehörde die Grundlagen der Besteuerung bei jeder Veranlagung ohne Rücksicht auf die Behandlung desselben Sachverhalts in Vorjahren selbstständig festzustellen und die Rechtslage neu zu beurteilen; sie ist an die Sach- oder Rechtsbehandlung in früheren Veranlagungszeiträumen nicht gebunden.“

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