Ein paar Kilometer Umweg auf dem Weg ins Büro sparen viel Geld. Ein Krimi ist selbstverständlich Fachlektüre. Und 30 Prozent Trinkgeld sind auf Geschäftsreisen ganz normal. Zumindest will man das dem Finanzamt weismachen. Doch wer bei der Steuererklärung Kosten aufbauscht oder gar erfindet, bewegt sich auf dünnem Eis.
Es gibt Menschen, die sammeln Quittungen so wie andere Leute Ansichtskarten. Der Bon vom Restaurantbesuch wird ebenso aufgehoben wie die Parkhauskarte oder die Taxirechnung. In der nächsten Steuererklärung könnte all das ja Verwendung finden. Oft sind es Selbständige, die so verfahren. Arbeitnehmer können ohnehin 1000 Euro als Werbungskostenpauschale geltend machen, ohne dass das Finanzamt Nachweise sehen will.
Doch sofern abzusehen ist, dass die tatsächlichen Kosten darüber liegen, erwacht auch bei manchen Angestellten der sportliche Ehrgeiz bei der Steuererklärung. Beim Versuch, mehr herauszuholen, begibt man sich mitunter auf einen schmalen Grat zwischen legalen Steuertricks und strafbarem Steuerbetrug.
Wie prüft das Finanzamt?
Zunächst einmal: Wenn Sie Ihre Steuererklärung online oder per Elster machen, müssen Sie nicht unbedingt damit rechnen, dass ein Finanzbeamter mit der Lupe nach Fehlern sucht. Die Steuererklärungen werden elektronisch auf ihre Plausibilität überprüft und in der Regel durchgewunken, wenn keine Auffälligkeiten feststellbar sind. Machen Sie aber plötzlich hohe Kosten, etwa für doppelte Haushaltsführung oder Fortbildungen, geltend, wird man sich Ihre Steuererklärung womöglich genauer ansehen und die entsprechenden Belege fordern.
Bei simplen Zahlenfehlern wird man Ihnen nicht unbedingt böse Absichten unterstellen. Dann reicht schon ein Anruf, um etwa aus den fragwürdigen 155 Kilometern Arbeitsweg wieder die üblichen 15 zu machen. Haben Sie hingegen vorsätzlich Ausgaben herbeifantasiert, dann wird sie das Finanzamt im besten Fall einfach bei der Steuerberechnung ignorieren, im schlechtesten Fall droht ihnen ein Bußgeld. Die Ausrede „Ich wusste nicht, dass…“ zieht nicht.
Wer die Steuerregeln nicht beherrscht, muss sich eben von Experten helfen lassen. Hat das Finanzamt Verdacht geschöpft, dass Sie Nebeneinnahmen verschweigen, kann es bei Banken und Ämtern nähere Erkundungen einholen. Mit der Steuerfahndung müssen Sie aber nicht gleich rechnen. Die wird üblicherweise erst aktiv, wenn die hinterzogene Summe deutlich im vierstelligen Bereich angesiedelt ist.
Nicht alles muss belegt werden
Bei Arbeitnehmern bietet sich besonders der Bereich der Werbungskosten dafür an, Kosten aufzubauschen. Denn solange die Ausgaben plausibel erscheinen, forscht das Finanzamt nicht weiter nach. Welche Beträge ohne weitere Nachweise akzeptabel sind, legen die Oberfinanzdirektionen der einzelnen Bundesländer in den sogenannten „Nichtaufgriffsgrenzen“ fest.
So werden üblicherweise 16 Euro als Kontoführungsgebühr akzeptiert, auch wenn Sie ein Gratis-Girokonto nutzen. Bei Arbeitsmitteln wie Berufskleidung, Aktenkoffern oder Fachbüchern gilt je nach Bundesland eine Nichtbeanstandungsgrenze von 100 bis 150 Euro. Aber Vorsicht: Sie haben keinen Rechtsanspruch darauf, dass das Finanzamt die Kosten ohne Prüfung akzeptiert. Auf Nachfrage müssen Sie Belege einreichen. Und dann ist Schummeln schwierig. Versuchen Sie beispielsweise, Urlaubslektüre als Fachliteratur zu deklarieren, fliegt das schnell auf. Per ISBN kann jeder Finanzbeamte herausfinden, welches Buch Sie da absetzen wollen.
Einladung zum Tricksen: Der Arbeitsweg
Grundsätzlich ist es verdächtig, wenn Sie plötzlich deutlich mehr und andere Posten absetzen als in den Jahren davor. Das gilt etwa für den Arbeitsweg. Für jeden Entfernungskilometer zwischen Wohnsitz und Arbeit können Sie 30 Cent Pendlerpauschale geltend machen. Das gilt für eine einfache Strecke am Tag und nur für die Tage, an denen Sie auch zur Arbeit gehen. Bei einer Fünftagewoche erkennt das Finanzamt normalerweise 230 Arbeitstage an, bei einer Sechstagewoche 280 Tage.
Wenn Sie mehr Tage geltend machen wollen, brauchen Sie eine Bestätigung des Arbeitgebers. Besonders gerne wird bei der Länge des Arbeitswegs gemogelt. Dabei sollte jedem klar sein, dass Finanzbeamte dazu in der Lage sind, Routenplaner wie Google Maps zu bedienen. Sie müssen zwar nicht unbedingt den kürzesten Weg nehmen, wenn es schnellere oder bequemere Verbindungen gibt. Wenn Sie aber statt 15 Kilometern 30 angeben, sollten Sie dafür schon sehr gute Gründe haben.
Alles selbst gezahlt? Reisen und Bewerbungen
Berufliche Weiterbildungen werden meistens vom Arbeitgeber bezahlt, Dienstreisen sowieso. Ein paar tausend Euro Seminargebühren, die Sie selbst aus eigener Tasche gezahlt haben wollen, werden beim Finanzamt sicher Fragen hervorrufen. Dass Sie Fahrt- und Übernachtungskosten getragen haben und Mehraufwand für Ihre Verpflegung hatten, ist dagegen plausibel. Wenn Sie nicht mehr als 250 Euro geltend machen, will das Finanzamt nicht unbedingt Belege sehen.
Auch bei Bewerbungen lässt sich das Finanzamt normalerweise nicht jede einzelne Quittung einreichen. Das Finanzgericht Köln hält eine Pauschale von 8,50 Euro für jede Bewerbung mit Mappe für vertretbar, bei E-Mail-Bewerbungen sind es 2,50 Euro. Wollen Sie jedoch auch hohe Reisekosten zu Bewerbungsgesprächen geltend machen, dann sollten Sie sich die besser vom potentiellen Arbeitgeber bestätigen lassen.
Belege selbst ausstellen
In bestimmten Fällen haben Sie auch die Möglichkeit, ihre Belege selbst auszustellen. Und zwar immer dann, wenn es für eine absetzbare Ausgabe keine Quittung gibt und im Ausnahmefall auch dann, wenn Sie den richtigen Beleg verloren haben. Üblich sind Eigenbelege aber nur bei kleinen Summen etwa bei Trinkgeldern oder bei Parkgebühren.
Neben Art und Höhe der Aufwendung müssen Sie auch aufschreiben, wann, wo und an wen Sie gezahlt haben. Wenn Ihnen hingegen der Kaufbeleg für das beruflich genutzte Handy abhanden gekommen ist, wird sich das Finanzamt nicht unbedingt mit einem selbst ausgefüllten Zettel begnügen. Dann ist es hilfreich, wenn Sie den Posten per Kontoauszug oder Kreditkartenabrechnung nachweisen können.