Viele Arbeitgeber gewähren ihren Mitarbeitern Zuschüsse zu Mahlzeiten in Form von Restaurantschecks oder Essenmarken, auch Menüschecks genannt. Die Zuschüsse können als Papier- oder digitale Essenmarken, beispielsweise per App, ausgegeben werden. Arbeitnehmer können sie für ihre arbeitstägliche Verpflegung etwa in Gaststätten, Restaurants, Bäckereien, Metzgereien sowie Lebensmittel- und Feinkostgeschäften einlösen.
Menüschecks und Essenszuschüsse bieten dabei einen steuerlichen Vorteil: Der Wert einer Essenmarke darf bis zu 3,10 Euro über dem amtlichen Sachbezugswert für ein Mittagessen liegen. Im Jahr 2026 beträgt dieser 4,57 Euro. Damit darf ein Menüscheck einen Wert von bis zu 7,67 Euro haben. Als geldwerter Vorteil wird grundsätzlich lediglich der Sachbezugswert von 4,57 Euro angesetzt. Entsprechendes gilt für arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten, wenn unter anderem sichergestellt ist, dass der Zuschuss den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigt. Die Einzelheiten ergeben sich aus R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR sowie dem BMF-Schreiben vom 18.1.2019. Das Bayerische Landesamt für Steuern hat mit Verfügung vom 13.05.2026 (S 2334.1.1-43/10 St36) zahlreiche Zweifelsfragen zu Menüschecks und Essenszuschüssen beantwortet. Darin werden auch Zweifelsfragen behandelt, zu denen das Bundesfinanzministerium bislang keine konkreten Aussagen getroffen hat. Nachfolgend stellen wir einige wichtige Punkte vor.
Gemischte Belege sind zulässig
Mitunter reicht ein Arbeitnehmer einen Beleg ein, auf dem neben der arbeitstäglichen Mahlzeit weitere Produkte aufgeführt sind. Das ist grundsätzlich kein Problem. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer den Teilbetrag, der auf seine Mahlzeit entfällt, eindeutig bestimmt und nur hierfür einen Essenszuschuss geltend macht.
Auch Sammelbelege werden anerkannt
Essen mehrere Arbeitnehmer gemeinsam und stellt das Restaurant nur einen Sammelbeleg aus, kann ebenfalls ein Essenszuschuss gewährt werden. Entscheidend ist, dass der einzelne Arbeitnehmer nur den Rechnungsbetrag geltend macht, der auf die von ihm verzehrte und bezahlte Mahlzeit entfällt. Ob andere Arbeitnehmer für ihre Mahlzeiten ebenfalls Zuschüsse beantragen, spielt keine Rolle.
Restaurantbesuche auch am frühen Abend möglich
Die Mahlzeit muss grundsätzlich in einem zeitlichen Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen. Das bedeutet aber nicht, dass Essenszuschüsse nur für klassische Mittagspausen in Betracht kommen. Gerade bei Schichtarbeit können Pausen und Essenszeiten deutlich abweichen. Auch eine Mahlzeit unmittelbar nach Dienstende kann begünstigt sein. Ein Restaurantbesuch am späten Nachmittag oder frühen Abend ist daher nicht grundsätzlich ausgeschlossen.
Gehaltsumwandlung für Essenszuschüsse
Die Gestellung arbeitstäglicher Mahlzeiten kann grundsätzlich auch im Rahmen einer Gehaltsumwandlung genutzt werden. Barlohn kann also in einen Sachbezug in Form einer Mahlzeit umgewandelt werden, der lediglich mit dem Sachbezugswert bewertet wird. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer unter Änderung seines Arbeitsvertrags auf einen Teil seines Barlohns verzichtet und stattdessen einen entsprechenden Sachlohn erhält. Die Vereinbarung muss getroffen werden, bevor der Vergütungsanspruch entsteht. Nicht ausreichend ist dagegen beispielsweise eine Gestaltung, bei der das laufende Gehalt erst im Folgemonat abhängig von den tatsächlich in Anspruch genommenen Essenszuschüssen des Vormonats gekürzt wird. In diesem Fall kann weiterhin Barlohn vorliegen.
Essensautomaten beim Arbeitgeber: Steuerliche Behandlung noch offen
Immer häufiger werden in Betrieben Essensautomaten aufgestellt, aus denen Arbeitnehmer Mahlzeiten, kleinere Speisen und Getränke beziehen können. Wie solche Modelle lohnsteuerlich zu behandeln sind, wird derzeit noch auf Bund-Länder-Ebene erörtert. Offen ist insbesondere,
- ob der Essensautomat als Fremdkantine oder vergleichbare Einrichtung einzuordnen ist,
- ob die Regelungen für Essenmarken gelten und
- nach welchen Kriterien zwischen Frühstück, Mittag- und Abendessen unterschieden werden soll.
Bis zur Klärung werden offene und neu eingehende Anträge auf Anrufungsauskunft zu diesen Fällen vorerst zurückgestellt.
Fazit
Der neue Fragen-Antworten-Katalog schafft bei zahlreichen Praxisfragen zu Menüschecks und Essenszuschüssen mehr Klarheit. Besonders hilfreich sind die Aussagen zu gemischten Belegen, Sammelrechnungen und Restaurantbesuchen außerhalb der klassischen Mittagszeit. Bei Essensautomaten im Betrieb besteht dagegen weiterhin Klärungsbedarf.