Viele Arbeitnehmer arbeiten inzwischen regelmäßig im Homeoffice oder zumindest teilweise von zuhause aus. Dabei wird fast immer auch der private Internetanschluss beruflich genutzt. Dadurch stellt sich die Frage, ob und in welchem Umfang sich Internetkosten steuerlich absetzen lassen.
Grundsätzlich gilt: Beruflich veranlasste Telekommunikationskosten können als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung berücksichtigt werden. Dazu zählen nicht nur klassische Telefonkosten, sondern auch Aufwendungen für Internetanschluss, Flatrates oder sonstige Telekommunikationsleistungen.
Zu den abziehbaren Kosten gehören insbesondere:
- Internetgebühren
- Telefonkosten
- Flatrates
- Kosten für den Anschluss
- anteilige Telekommunikationskosten bei beruflicher Nutzung
Entscheidend ist dabei stets, welcher Anteil der Kosten beruflich veranlasst ist. Je stärker der Internetanschluss beruflich genutzt wird, desto höher fällt in der Regel auch der steuerlich abziehbare Anteil aus.
Gesetzliche Grundlage für den Werbungskostenabzug
Beruflich veranlasste Telekommunikationskosten können nach den Lohnsteuer-Richtlinien steuerlich berücksichtigt werden. Maßgeblich ist insbesondere R 9.1 Abs. 5 LStR. Die allgemeine gesetzliche Grundlage für Werbungskosten findet sich in § 9 EStG.
Wer höhere Kosten geltend machen möchte, sollte die berufliche Nutzung möglichst nachvollziehbar dokumentieren. Dafür genügt regelmäßig ein repräsentativer Zeitraum von drei Monaten. Der ermittelte berufliche Nutzungsanteil kann anschließend für das gesamte Kalenderjahr übernommen werden.
Wird der Internetanschluss beispielsweise zu 40 Prozent beruflich genutzt, dürfen auch 40 Prozent der jährlichen Kosten als Werbungskosten angesetzt werden.
Vereinfachungsregelung bei Telefon- und Internetkosten
Damit Arbeitnehmer nicht jede einzelne berufliche Nutzung dokumentieren müssen, sieht die Finanzverwaltung eine Vereinfachungsregelung vor. Danach können ohne Einzelnachweis bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrags, höchstens jedoch 20 Euro monatlich, als Werbungskosten berücksichtigt werden.
Diese Regelung ist insbesondere dann praktisch, wenn Telefon- und Internetkosten auf der Rechnung nicht getrennt ausgewiesen werden.
Beispiel zur Vereinfachungsregelung
| Monatliche Telekommunikationskosten | 20 Prozent davon | Abziehbarer Betrag |
|---|---|---|
| 80 Euro | 16 Euro | 16 Euro monatlich |
| 150 Euro | 30 Euro | 20 Euro monatlich wegen Höchstbetrag |
Separater Ausweis der Internetkosten kann steuerlich günstiger sein
Werden Telefon- und Internetkosten in der Rechnung getrennt ausgewiesen, kann sich häufig ein höherer Werbungskostenabzug ergeben. Nach der Rechtsprechung dürfen Internetkosten zusätzlich zu pauschal angesetzten Telefonkosten berücksichtigt werden.
Der Bundesfinanzhof bestätigte mit Beschluss vom 16.6.2010, Az. VI B 18/10, dass Internet- und Telefonkosten nicht zwingend mit demselben Prozentsatz beruflich genutzt werden. Gerade bei Arbeitnehmern im Homeoffice wird bei Internetkosten häufig ein beruflicher Nutzungsanteil von 50 Prozent akzeptiert, sofern dies plausibel erscheint.
Wer überwiegend von zu Hause arbeitet, kann dadurch oftmals deutlich mehr als die pauschalen 20 Euro monatlich steuerlich geltend machen.
Erstattung der Internetkosten durch den Arbeitgeber
Neben dem Werbungskostenabzug kann auch der Arbeitgeber Internetkosten steuerlich begünstigt erstatten. Grundlage hierfür ist § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG. Danach dürfen Zuschüsse zur privaten Internetnutzung pauschal versteuert werden.
Begünstigt sind insbesondere:
- laufende Internetgebühren
- Flatrates
- Grundgebühren für den Internetanschluss
- Anschlusskosten
- Kosten für Modem oder Router
- anteilige Kosten für die Einrichtung des Internetzugangs
Der Arbeitgeber darf diese Zuschüsse pauschal mit 25 Prozent versteuern. Für Arbeitnehmer bleiben die Erstattungen dadurch regelmäßig lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.
Vereinfachungsregelung bis 50 Euro monatlich
Die Finanzverwaltung erlaubt aus Vereinfachungsgründen einen Zuschuss von bis zu 50 Euro monatlich, wenn der Arbeitnehmer erklärt, dass ihm entsprechende Kosten für die Internetnutzung entstehen.
Wichtig ist jedoch: Die 50 Euro sind kein automatischer Pauschbetrag. Im Einzelfall kann das Finanzamt prüfen, ob tatsächlich entsprechende Aufwendungen entstanden sind. Gerade bei günstigen Internet-Flatrates sollte die Höhe der Kosten daher plausibel sein.
Außerdem gilt: Die Zahlung muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgen. Eine Gehaltsumwandlung ist steuerlich nicht begünstigt.
Alternative steuerfreie Erstattung nach den Lohnsteuer-Richtlinien
Alternativ kann der Arbeitgeber beruflich veranlasste Telekommunikationskosten nach R 3.50 Abs. 2 LStR steuerfrei erstatten. Dabei dürfen ohne Einzelnachweis bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrags, höchstens jedoch 20 Euro monatlich, steuerfrei ersetzt werden.
Zur Vereinfachung darf der durchschnittliche Rechnungsbetrag eines repräsentativen Zeitraums von drei Monaten zugrunde gelegt werden. Dieser Durchschnittswert kann anschließend fortgeführt werden, solange sich die Verhältnisse nicht wesentlich ändern.
Internetkosten trotz Homeoffice-Pauschale abziehbar
Viele Arbeitnehmer nutzen mittlerweile die Homeoffice-Pauschale. Diese beträgt derzeit 6 Euro pro Tag, maximal 1.260 Euro pro Jahr.
Wichtig zu wissen: Wer die Homeoffice-Pauschale nutzt, darf dennoch zusätzlich Internetkosten steuerlich absetzen. Telefon- und Internetkosten sind also nicht bereits mit der Tagespauschale abgegolten.
Praktischer Hinweis für Arbeitnehmer
In der Praxis akzeptieren Finanzämter die 20-Prozent-Regelung häufig ohne größere Rückfragen. Wer jedoch überwiegend im Homeoffice arbeitet oder den Internetanschluss intensiv beruflich nutzt, sollte einen höheren beruflichen Nutzungsanteil nachvollziehbar begründen können.
Hilfreich sind beispielsweise:
- Tätigkeitsbeschreibungen
- Homeoffice-Vereinbarungen
- Nachweise über regelmäßige berufliche Nutzung
- getrennte Kostenaufstellungen
Gerade bei dauerhaftem mobilem Arbeiten kann sich dadurch ein deutlich höherer Werbungskostenabzug ergeben.
Fazit: Internetkosten steuerlich absetzen lohnt sich häufig
Wer beruflich von zu Hause arbeitet, sollte prüfen, ob sich Internetkosten steuerlich absetzen lassen. Die Vereinfachungsregelung ermöglicht zwar einen unkomplizierten Werbungskostenabzug, führt aber nicht immer zum steuerlich besten Ergebnis.
Insbesondere bei intensiver beruflicher Nutzung des Internets kann ein individueller Nachweis sinnvoll sein. Arbeitnehmer sollten daher ihre tatsächlichen Kosten und den beruflichen Nutzungsanteil realistisch einschätzen und gut dokumentieren.