Wie berechnet man den beruflichen Nutzungsanteil der Telekommunikationskosten?

Nutzt du dein Privattelefon auch für betriebliche bzw. berufliche Gespräche, sind die Kosten mit dem beruflichen Nutzungsanteil als Betriebsausgaben absetzbar.

Zur Ermittlung des beruflichen Nutzungsanteils hast du zwei Möglichkeiten:

1. Pauschalabrechnung

Ohne den betrieblichen bzw. beruflichen Anteil deiner Telekommunikationskosten umständlich nachweisen zu müssen, kannst du einen bestimmten Pauschalbetrag deiner Monatsrechnung als Betriebsausgaben geltend machen: Absetzbar sind 20% des monatlichen Rechnungsbetrages, höchstens 20 Euro monatlich.

Für diese Pauschalabrechnung gibt es zwei Verfahren:

• Entweder du setzt die tatsächlichen Rechnungsbeträge für alle Monate des Jahres an. Dabei können allerdings geringere Beträge als 20 Euro in einigen Monaten nicht mit höheren Beträgen in anderen Monaten verrechnet werden. Nachteil ist, dass du dem Finanzamt sämtliche Rechnungen vorlegen musst.

• Oder du bildest aus den Rechnungsbeträgen für einen repräsentativen Zeitraum von drei aufeinander folgenden Monaten einen Durchschnittsbetrag und legst diesen für das ganze Jahr zugrunde. Diese Methode empfiehlt sich, wenn deine Telefonrechnungen in einem Dreimonatszeitraum wesentlich höher sind als in anderen Monaten.

2. Einzelnachweis

Falls deine betrieblich bedingten Telefonkosten die Pauschale von 20% übersteigen, ist der Einzelnachweis sinnvoll. Hierzu musst du den Anteil der beruflich veranlassten Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachweisen und kannst diesen beruflichen Anteil dann für das ganze Jahr zugrunde legen. Das Finanzamt verlangt diesen Nachweis jedes Jahr aufs Neue.

• Bei dem Dreimonats-Zeitraum muss es sich um aufeinander folgende Monate handeln. Gewiss wirst du die Monate auswählen, in denen du besonders viele berufliche Gespräche führst. Zum Nachweis der Gesamtkosten musst du dem Finanzamt alle Rechnungen des Jahres vorlegen.

• Den beruflichen Anteil ermittelst du wie folgt: Addiere einerseits die Verbindungsentgelte für die beruflichen Gespräche und Surfstunden in dem Dreimonats-Zeitraum und andererseits die gesamten Verbindungsentgelte in den drei Monaten. Setze beide Beträge ins Verhältnis zueinander. Das Ergebnis ist der berufliche Anteil.

• Bewahre also die Einzelgesprächsnachweise deiner Telefongesellschaft auf und markiere dir die beruflichen Gespräche. Du solltest dir auch den Namen des Gesprächspartners und den Grund des Anrufs vermerken, um dem Finanzamt ggf. die berufliche Veranlassung des Gesprächs nachweisen zu können. Dasselbe gilt auch für beruflich veranlasste Internetkosten.

Anschaffungskosten für Telefoneinrichtung, Anrufbeantworter, Faxgerät bis 800 Euro netto können im Jahr der Anschaffung in voller Höhe abgeschrieben werden.