Welche Kosten kann ich absetzen?

Beim Kauf neuer Arbeitsmittel kannst du neben den reinen Anschaffungskosten auch folgende Aufwendungen absetzen:

• die Mehrwertsteuer,
• Kosten für Porto und Verpackung sowie
• Fahrtkosten (Fahrten zum Kauf und um sich vor dem Kauf zu informieren).

Sofortabschreibung: Liegen die Anschaffungskosten nicht über der Grenze von 800 Euro (ohne MwSt.) oder 952 Euro (inkl. 19 Prozent MwSt.) kannst du deine Ausgaben in voller Höhe im Jahr der Anschaffung als Werbungskosten absetzen.

Absetzung für Abnutzung (AfA): Betragen die Anschaffungskosten mehr als 800 Euro (ohne MwSt.) oder 952 Euro (inkl. 19 Prozent MwSt.) musst du die Kosten über die voraussichtliche Nutzungsdauer verteilen. Du kannst dann nur die Jahresabschreibung (AfA) als Werbungskosten geltend machen. Bitte beachte, dass du die Abschreibung im Jahr der Anschaffung monatsgenau angibst. Es gilt hier der Zeitpunkt der Lieferung.

Beispiele für Zeiträume, in denen ein Arbeitsmittel abzuschreiben ist:

• Büromöbel: 13 Jahre
• Schreibmaschine: 9 Jahre
• Telefoneinrichtung: 8 Jahre
• Faxgeräte: 6 Jahre
• PKW: 6 Jahre
• Reißwolf: 8 Jahre

Die Dauer der Abschreibung wird in den sogenannten AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums festgelegt.

Wenn du mehrere Geräte kaufst, gilt die 800 Euro-Grenze für jedes Gerät einzeln, wenn es selbstständig nutzbar ist.

Übrigens kannst du nicht nur Arbeitsmittel von der Steuer absetzen, die du neu erworben hast. Auch den Kauf gebrauchter Artikel kannst du als Werbungskosten geltend machen. Du musst aber auch hier den Kauf nachweisen, gerade wenn du die Ware von einer Privatperson erworben hast, genügt eine Quittung als Nachweis. Es gilt auch beim Kauf gebrauchter Artikel die 800 Euro-Grenze.

Auch Gegenstände, die man dir schenkt oder die du geerbt hast, kannst du absetzen, wenn du diese für berufliche Zwecke nutzt. Du kannst ab diesem Zeitpunkt den Betrag absetzen, den der Schenker bzw. Erblasser hätte absetzen können, wenn er den Gegenstand beruflich genutzt hätte. Ausschlaggebend ist der Restwert des Gegenstandes zum Zeitpunkt der beruflichen Nutzung.

(2024): Welche Kosten kann ich absetzen?

Wie kann ich Arbeitsmittel abschreiben?

Wenn du für ein Arbeitsmittel mehr als 800 Euro (ohne Mehrwertsteuer) oder 952 Euro (inkl. 19 Prozent MwSt.) ausgibst, musst du die Kosten über die voraussichtliche Nutzungsdauer verteilen, d.h. abschreiben. In jedem Jahr kannst du dann nur die jeweilige Absetzung für Abnutzung (AfA) als Werbungskosten geltend machen. Arbeitnehmer nutzen hierfür die lineare Abschreibung. Die Dauer der Abschreibung wird in den sogenannten AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums festgelegt.

Abschreibungsdauer verschiedener Arbeitsmittel:

• Mobilfunkendgeräte: 5 Jahre
• Foto-, Film-, Video- und Audiogeräte: 7 Jahre
• Schreibmaschinen: 9 Jahre
• Büromöbel: 13 Jahre
• Tresore: 23 Jahre
• Personenkraftwagen: 6 Jahre

Für das Jahr, in dem du das Arbeitsmittel gekauft hast, ist der errechnete AfA-Betrag nur monatsgenau absetzbar. Für jeden Monat ein Zwölftel.

(2024): Wie kann ich Arbeitsmittel abschreiben?

Wie kann ich Berufskleidung als Arbeitsmittel absetzen?

Aufwendungen für Berufskleidung kannst du von der Steuer absetzen. Dabei musst du beachten, dass nicht jede Kleidung, die du während der Ausübung deines Berufes trägst, auch Berufskleidung ist. Kannst du die Kleidung nämlich auch außerhalb deiner Arbeit tragen, handelt es sich steuerlich nicht um Berufskleidung. Sobald eine private Nutzung des Kleidungsstücks möglich ist (wie bei Alltagskleidung), kannst du die Aufwendungen nicht als Werbungskosten absetzen.

Bei Berufskleidung muss es sich vielmehr um typische Arbeitskleidung handeln, die aufgrund ihrer Beschaffenheit und ihrer Eigenart zur beruflichen Verwendung bestimmt und notwendig ist.

Beispielsweise wird folgende Berufskleidung anerkannt:

• Schutzbekleidung jeder Art (z. B. Arbeitskittel, Labormäntel, Arbeitsschuhe, Arbeitsstiefel, Sicherheitsschuhe),
• Uniformen und Dienstkleidung mit Dienstabzeichen,
• Amtstrachten (Richter, Staatsanwälte, Rechtsanwälte, Geistliche)
• Sportkleidung bei Sportlehrern
• farblich vorgeschriebene Anzüge und Kostüme bei Mitarbeitern einer Fluggesellschaft,
• weiße Berufskleidung bei Ärzten,

Steuerlich absetzen kannst du die tatsächlich nachgewiesenen Anschaffungskosten. Wenn die Voraussetzung für die Absetzbarkeit der Arbeitskleidung gegeben ist, kannst du auch die Reinigungskosten geltend machen.

Waschst du deine Berufskleidung selbst, kannst du die Kosten dafür schätzen. Für die Reinigung von Berufsbekleidung erkennt der Fiskus und die Rechtsprechung den Ansatz der Erfahrungswerte der Verbraucherverbände an (Urteil des Finanzgericht Baden-Württemberg, 3 K 202/04). Die Arbeitsgemeinschaft der Verbraucherverbände e.V., Bonn hat dafür die Kosten für einen Waschgang ermitteln lassen, bezogen auf jeweils ein kg Wäsche (Stand Dez 2002):

Um aus der Tabelle die anteiligen Jahreskosten für die Pflege der "typischen Berufskleidung" zu errechnen, sind die obigen Beträge (Euro/kg) in der jeweiligen Behandlungsart mit der pro Jahr anfallenden Menge (kg) an zu reinigender typischer Berufskleidung zu multiplizieren. Beispiel: Als Alleinstehender kommst du bei 40 Waschgängen im Jahr bei jeweils 3 kg Kochwäsche mit 0,77 Euro und 2 kg pflegeleichter Wäsche zu 0,88 Euro auf insgesamt 163 Euro absetzbare Reinigungskosten (92,40 Euro plus 70,40 Euro).

Wichtig: In der Durchschnittsrechnung wurden der Anschaffungspreis der Waschmaschine, eine Instandhaltungspauschale sowie Betriebskosten wie Strom, Wasser und Waschmittel berücksichtigt. Der Ansatz einer Jahrespauschale für Reinigungskosten ist laut BFH nicht zulässig.

(2024): Wie kann ich Berufskleidung als Arbeitsmittel absetzen?

Wie kann ich einen Computer von der Steuer absetzen?

Wenn du deinen heimischen Computer nicht nur privat, sondern auch beruflich nutzt, kannst du die damit verbundenen Kosten anteilig als Werbungskosten steuerlich geltend machen. Im Falle des Computers gilt die Zehn-Prozent-Grenze nicht, wonach ein Gegenstand nur dann als Arbeitsmittel anerkannt wird, wenn es mindestens zu 90 Prozent beruflich genutzt wird. In welcher Höhe du die Kosten für den PC absetzen kannst, hängt vielmehr von der tatsächlichen Nutzungsdauer für berufliche und private Zwecke ab.

Wenn du eine fast ausschließliche berufliche Nutzung des PC (mind. 90 Prozent) glaubhaft machst, kannst du sogar die kompletten Kosten ansetzen. Ist ein Nachweis schwer oder gar nicht möglich, wird der Anteil der beruflichen Nutzung auf 50 Prozent geschätzt, d.h. du kannst die Hälfte der Kosten absetzen. Ein Computer wird privat mitbenutzt, wenn du dort deinen privaten Schriftverkehr erledigst, dein Online-Banking dort betreibst oder spielst. Beispiele für eine berufliche Nutzung eines Computers sind die Erledigung beruflicher Aufgaben zu Hause (auch Rechercheaufgaben), der Erwerb von notwendigem EDV-Grundwissen, Fortbildungen oder auch die Erstellung von Bewerbungsschreiben.

Bei der Erstanschaffung musst du alle Computerkomponenten, die zum Betrieb des PC erforderlich sind, zusammenfassen und gemeinsam über die Nutzungsdauer abschreiben, wenn die Anschaffungskosten über der Grenze von 800 Euro (ohne Mehrwertsteuer) oder 952 Euro (inkl. 19 Prozent MwSt.) lagen. Rechner, Monitor, Tastatur und Maus stellen ein einheitliches, selbständig nutzbares Wirtschaftsgut "Computer" dar. Die Abschreibungsdauer für Computer, Notebooks und Peripheriegeräte beträgt drei Jahre. Eine Ausnahme bilden Geräte, die auch selbständig nutzbar sind, wie so genannte All-in-one-Geräte, die gleichzeitig Drucker, Fax, Kopierer und Scanner sind. Liegt der Anschaffungspreis unter der 800-Euro-Grenze, kannst du die gesamten Kosten sofort absetzen.

Berufsbezogene Anwenderprogramme und Systemsoftware mit Anschaffungskosten bis maximal 800 Euro (ohne MwSt.) kannst du in voller Höhe sofort als Werbungskosten absetzen. Sollte ein Programm teurer sein, musst du die Anschaffungskosten über die Jahre der voraussichtlichen Nutzung verteilen, d. h. "abschreiben". Die Nutzungs- und Abschreibungsdauer beträgt drei Jahre. Beachte besonders bei der Anschaffung von berufsbezogener Software, dass diese auch dann als Werbungskosten absetzbar sein kann, wenn der Computer nicht anerkannt wird. Wenn du zu einem späteren Zeitpunkt Computerbestandteile hinzukaufst, musst du die Kosten dem Restwert des PC hinzurechnen und die Summe auf die verbleibende Restnutzungsdauer verteilen. Sollte dein Computer bereits abgeschrieben sein, solltest du die Kosten vollständig absetzen, wenn der Kaufpreis nicht mehr als 800 Euro netto beträgt. Ansonsten kannst du die Geräte oder die Software auch gesondert abschreiben. Ersetzt du vorhandene durch neue Komponenten, kannst du die Anschaffungskosten als Erhaltungsaufwand in voller Höhe und unabhängig vom Kaufpreis im Jahr des Kaufs sofort absetzen.

(2024): Wie kann ich einen Computer von der Steuer absetzen?

Wann kann ich Fachliteratur absetzen?

Nutzt du für die Ausübung deiner beruflichen Tätigkeit Fachliteratur, kannst du die Ausgaben für Bücher, Zeitschriften und Zeitungen absetzen. Ohne Probleme anerkannt werden Fachbücher, deren eindeutiger Titel bereits auf die berufliche Verwendung hinweist.

Bei allgemeinbildenden Büchern wird der Nachweis der beruflichen Nutzung schwerer. Du solltest jedoch wissen, dass eine Ablehnung von Seiten des Finanzamtes mit der Begründung, es handele sich nicht um ein Fachbuch, nicht ausreicht. Im Vordergrund steht die tatsächliche Verwendung des Buches. Du musst dem Finanzbeamten also nachweisen, dass du das Buch beruflich nutzt. Auch Zeitschriften kannst du als Fachliteratur (Fachmagazin, Fachmagazine, Fachzeitschrift) absetzen, wenn es sich dabei um Fachzeitschriften handelt, die berufsbezogene Informationen vermitteln.

Die Absetzbarkeit von Zeitschriften wird dadurch erschwert, dass viele Zeitschriften ein weites Themenspektrum abdecken und nicht ausschließlich berufsbezogene Informationen liefern. In solchen Fällen werden die Zeitschriften nicht anerkannt. Ein ähnliches Problem stellt die Absetzbarkeit von Zeitungen dar.

Typische Tageszeitungen kannst du aufgrund ihres umfangreichen Themenspektrums nicht absetzen. Nicht typische Tageszeitungen, wie das Handelsblatt, kannst du dagegen von der Steuer absetzen, wenn du eine überwiegend berufliche Nutzung nachweisen kannst. Natürlich musst du auch die Aufwendungen für Fachliteratur nachweisen. Hast du die entsprechenden Belege nicht gesammelt, kannst du ohne Nachweis den Betrag von 110 Euro eintragen.

Dies ist jedoch kein Pauschbetrag, auf den du einen Rechtsanspruch hast, sondern lediglich eine Nichtbeanstandungsgrenze. Bis zu diesem Betrag sollen die Finanzbeamten auf Belege verzichten. Die Nichtbeanstandungsgrenze gilt jedoch für Arbeitsmittel im Allgemeinen. Hast du also die 110 Euro bereits bei der Arbeitskleidung genutzt, bleibt ein Nachweis der Aufwendungen für Fachliteratur nötig.

(2024): Wann kann ich Fachliteratur absetzen?

Was kann ich als Arbeitsmittel absetzen?

Als Arbeitsmittel kannst du Gegenstände von der Steuer absetzen, die du so gut wie ausschließlich für berufliche oder wenn du selbständig bist - für betriebliche Zwecke - nutzt. Die Kosten kannst du als Werbungskosten bzw. als Betriebsausgaben geltend machen. Nicht immer werden alle Arbeitsmittel vom Finanzamt anerkannt. Je spezieller ein Arbeitsmittel, desto höher die Chance, dass es anerkannt wird.

Dabei hängt es von deinem Beruf und dem Arbeitsmittel ab, ob du es von der Steuer absetzen kannst. Die Bedingung, dass du ein Arbeitsmittel so gut wie ausschließlich für berufliche Zwecke nutzt, erfüllst du bei einer beruflichen Nutzung von mindestens 90 Prozent. Dann darfst du das Arbeitsmittel in vollem Umfang als Werbungskosten absetzen.

Bis 2009 galt grundsätzlich das Alles-oder-Nichts-Prinzip: Entweder wurden die Kosten in vollem Umfang oder gar nicht anerkannt. Eine Aufteilung der Kosten entsprechend der Nutzung zu beruflichen Zwecken - z. B. 70 % - war nicht zulässig. Aber das Aufteilungs- und Abzugsverbot nach § 12 Nr. 1 EStG hat der Bundesfinanzhof im September 2009 aufgehoben. Der Große Senat des BFH ist nämlich nach genauerer Überprüfung zu der Erkenntnis gelangt, dass er sich rund 30 Jahre lang geirrt hat und das Aufteilungs- und Abzugsverbot sich überhaupt nicht aus dem Gesetz (§ 12 Nr. 1 EStG) herleiten lässt.

Damit ist nun heute in vielen Fällen eine Kostenaufteilung von Aufwendungen möglich, die früher genau mit diesem - falschen - Argument verweigert wurde. Die Kosten können nach objektiven Maßstäben aufgeteilt werden, wenn die beruflichen Nutzungsanteile feststehen und nicht von untergeordneter Bedeutung sind (BFH-Urteil vom 21.9.2009, GrS 1/06, BStBl. 2010 II S. 672).

Folgende Gegenstände (Beispiele) kannst du je nach Berufsgruppe als Werbungskosten absetzen:

• Typische Berufskleidung
• Computer und Programme
• Fachliteratur (Fachmagazin, Fachmagazine, Fachzeitschrift, Fachzeitschriften)
• Schreibtisch und Bürostuhl
• Aktenschrank
• Aktenkoffer
• Fotokopierer
• Taschenrechner
• Werkzeuge
• Telefon, Fax, Mobilfunkkosten
• Büromaterial (Schreibwaren, Stifte, Papier, Aktenordner etc.)

Wenn du für ein Arbeitsmittel nicht mehr als 800 Euro (netto) bzw. 952 Euro (einschl. 19 Prozent MwSt.) bezahlst, kannst du die gesamten Kosten im Jahr der Bezahlung als Werbungskosten absetzen. Jedoch muss das Arbeitsmittel selbständig nutzungsfähig sein. Dies ist zum Beispiel nicht der Fall bei einem Monitor, Drucker oder Scanner. Diese können nur zusammen mit einem Computer genutzt werden. Gibst du für ein Arbeitsmittel mehr aus, musst du die Kosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer verteilen.

(2024): Was kann ich als Arbeitsmittel absetzen?

Kann ich Verschmutzung und Verschleiß von "normaler" Kleidung steuerlich geltend machen?

Aufwendungen für "normale" Kleidung sind nicht als Werbungskosten abziehbar, wenn diese Kleidung während der Berufsausübung einer normalen Verschmutzung und einem normalen Verschleiß unterliegt.

Wenn aber die Verschmutzung, die Beschädigung oder der vorzeitige Verschleiß auf einem konkreten beruflichen oder betrieblichen Vorfall beruht, sind die Kosten für Reinigung, Reparatur oder Ersatzbeschaffung als Werbungskosten abziehbar (BFH-Urteil vom 24.7.1981, BStBl. 1981 II S. 781; FG Thüringen vom 4.11.1999, EFG 2000 S. 211).

Bei der Ersatzbeschaffung eines Kleidungsstücks ist der Restwert der beschädigten Sache abziehbar.

(2024): Kann ich Verschmutzung und Verschleiß von "normaler" Kleidung steuerlich geltend machen?

Was ist die Nichtaufgriffsgrenze?

Viele Finanzbeamte werden vielleicht bestreiten, dass es sie gibt. Und der Steuerzahler kann sich auch nicht darauf verlassen, dass er davon profitieren kann, denn einen Rechtsanspruch auf die Nichtaufgriffsgrenze gibt es nicht.

Nichtaufgriffsgrenzen sind Angaben – in der Regel Kleinbeträge – in der Steuererklärung, bei der Finanzbeamte meist nicht so genau hinschauen und diese ohne Belege akzeptieren.

Hier einige Beispiele:

• Arbeitstage für Entfernungspauschale: Bei einer 5-Tage-Woche kannst du 230 Arbeitstage pro Jahr und bei einer 6-Tage-Woche 280 Tage angeben.
• Arbeitsmittel: In der Regel kannst du Kosten bis zu 110 Euro für die Anschaffung und Pflege von Arbeitsmitteln (Kauf und Reinigung von Berufskleidung) ohne Belege in deiner Steuererklärung angeben.

(2024): Was ist die Nichtaufgriffsgrenze?